Video - Checklist para la organización de conciertos
La organización de conciertos es una tarea compleja que requiere una planificación detallada y una gestión eficaz para garantizar el éxito del evento. En este proceso, hay varios pasos a seguir para asegurarte de que todo salga bien. Sigue estos pasos y asegúrate de disfrutar del proceso mientras creas una experiencia inolvidable para todos los asistentes al evento.
1. Define el tipo de concierto
Antes de comenzar a planificar, debes definir el objetivo del evento. En primer lugar, es importante definir claramente el tipo de concierto que deseas organizar te ayudará a establecer el tono y la dirección adecuados para el evento.
Esto implica elegir el género musical, el tamaño del evento, el lugar y la fecha en la que se llevará a cabo. A partir de esto, podrás comenzar a realizar los preparativos necesarios.
2. Establece el presupuesto
Es esencial tener un presupuesto en mente para asegurarte de que el evento sea rentable y no te cueste más de lo que puedes permitirte. El presupuesto debe incluir los costos de:
- Los artistas
- El lugar
- La publicidad
- La seguridad
- Los proveedores
- Otros gastos
3. Elige el lugar adecuado
El lugar es una parte crucial del éxito de cualquier evento. Debe ser lo suficientemente grande para acomodar a tu público y equipado con las instalaciones necesarias, como equipo de sonido y luces.
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4. Contrata a los artistas
Los artistas son la columna vertebral del evento. Asegúrate de seleccionar a los artistas adecuados para el tipo de evento que estás organizando y que se ajusten a tu presupuesto.
Para ello, puedes recurrir a agentes o managers que representen a los artistas o, en algunos casos, contactarlos directamente a través de sus redes sociales y comenzar las negociaciones; es importante ser claro y directo en la negociación de los términos y condiciones del contrato.
Si ya eres promotor de algún o algunos artistas, bueno, pues ya tienes esta tarea hecha.
5. Planifica la logística
La logística y la coordinación son aspectos críticos para la organización de conciertos. Esto incluye la gestión de la seguridad, el estacionamiento, el control de accesos, las multitudes y la gestión del tráfico.
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6. Promociona el concierto
La promoción y el marketing son claves para atraer al público al concierto. Esto incluye la publicidad en línea y fuera de línea, el uso de las redes sociales, el correo electrónico y otros medios para promocionar el evento.
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7. Elige un sistema de venta de boletos para eventos
Elige un sistema de venta de boletos para eventos que cuente con una plataforma intuitiva de usar y te permita crear una página para tu evento rápidamente; esto es importante porque te permitirá usar esa liga para promocionar tu evento.
Asegúrate de que te ofrezca valor real por sus servicios y pregunta si existen cargos adicionales que encarezcan el costo del boleto para tus asistentes, porque de ser así, esto puede desanimarlos. Pregunta también, cuál es el tratamiento que le dan a los contracargos.
Otra característica importante es que tengan diferentes opciones de pago para tu asistentes, tanto para tarjeta de crédito como para pago en efectivo y que proteja sus datos personales de principio a fin.
8. Asegúrate de cumplir con los requisitos legales
Contar con los permisos y requerimientos necesarios para un concierto es crucial para cumplir con las leyes y regulaciones locales, estatales o federales, garantizar la seguridad de los asistentes y el personal, proteger a los artistas y el público, y promocionar el evento de manera efectiva.
Asegúrate de cumplir con todas las regulaciones y permisos necesarios para la organización de conciertos en tu ciudad, ten en cuenta que los permisos y requerimientos pueden variar de lugar en lugar.
9. Evalúa el éxito del concierto
Después de que el evento haya finalizado, es importante evaluar su éxito para determinar qué aspectos funcionaron bien y cuáles deben mejorarse para futuros eventos. Incluye el análisis de la encuesta de satisfacción, la evaluación de los resultados y el análisis de los costos.
Tener reportes sobre las ventas, el perfil de tus asistentes y su proceso de compra de principio a fin, te ayuda a ir ajustando las estrategias de marketing antes del concierto y después para analizar la data y afinar la organización de futuros conciertos.
10. Obtén retroalimentación y comentarios después del evento
Después del evento, solicita retroalimentación y comentarios de los asistentes, el personal y los voluntarios para mejorar en el futuro.
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