Organización de ferias: 3 pasos para atraer expositores

Parte del éxito de la organización de ferias es tener expositores que se presenten en tu evento y para lograrlo, es importante demostrar el Retorno de Inversión que lograrán contigo. Si puedes mostrarles a los posibles expositores que tu evento tiene un alto ROI, es más probable que inviertan en tu evento.

¿Por qué los expositores asisten a las ferias comerciales?

Hay muchas razones por las que los expositores asisten a ferias comerciales, pero principalmente es generar awareness y ventas. Dependiendo del negocio, eso podría significar lanzar una nueva empresa o producto, generar nuevos clientes potenciales e incrementar la exposición de la marca.

¿Qué buscan los expositores en una feria comercial?

• Audiencia: para los expositores, el aspecto más importante de una feria comercial es la audiencia. Los expositores eligen ferias con una audiencia que tiene características que se ajusten a lo que venden. Por eso, es importante que comuniques claramente los detalles de tu feria, a quién va dirigida, la temática, etc.
• Retorno de Inversión: ayúdales a identificar los beneficios de asistir a tu feria de exposición, como la generación de leads cualificados, el aumento de las ventas, la visibilidad de la marca y las oportunidades de negocio a largo plazo.

Cómo conseguir expositores para tu feria comercial

1. Identifica a los posibles expositores y contáctalos

Ya sea que estés lanzando una feria comercial completamente nueva o celebrando un evento anual recurrente, investigar y contactar a posibles expositores también puede, y debe, ser parte de tu plan de marketing de eventos. 

Realiza investigaciones en línea, busca en directorios empresariales, utiliza redes sociales profesionales como LinkedIn y consulta a contactos en tu red para identificar posibles expositores que se ajusten al perfil establecido. También, considera crear campañas de marketing para atraer a tus posibles expositores y considera:

• Campañas de email marketing: envía mails a cualquier lista de correo electrónico que tengas, incluidos los suscriptores a tu sitio web, los expositores de años anteriores, etc. Envía periódicamente correos electrónicos que hablen sobre tu feria comercial y también información valiosa que ayude a los expositores.
• Marketing de contenidos: crea artículos, videos, podcast, etc., enfocados en soluciones para expositores. Usa esto para canalizarlos al sitio web de tu evento y que se registren.
• Redes sociales: descubre qué plataformas utilizan tus expositores objetivo y crea contenido en redes sociales que llame su atención.
• Campañas pagadas: crear anuncios en redes sociales es una de las formas más efectivas de llegar a tus posibles expositores. En estos anuncios debe de ser clara y visible la información de tu feria comercial como a quién va dirigida, el venue donde será la feria, los días y el horario. La llamada a la acción puede ser un formulario para el registro al evento. 

Lee: << Venues para la organización de ferias >>

Haz contacto con los expositores

Envía un correo electrónico, crea una página de registro a tu feria o realiza una llamada telefónica para presentar la feria y expresar el interés en que participe como expositor. 

Personaliza el mensaje y demuestra que te has tomado el tiempo para investigar sobre la empresa y su relevancia para la feria.Debes ser breve y conciso, el enfoque de esta información no es lo que sucede en la feria, sino cómo se pueden beneficiar los expositores.

Considera los siguientes detalles que debes comunicar en el primer acercamiento con los expositores y recordarlos en próximos contactos:

• Cantidad de asistentes esperados así como sus datos demográficos.
• Aspectos destacados del evento, como las personalidades importantes que asistirán y las oportunidades de generar contactos para los expositores.  
• Testimonios de expositores anteriores, si es posible.
• Información sobre los paquetes para expositores.
• Más detalles, como el horario, las fechas, el lugar y la información de registro.
• Incluir un llamado a la acción para que obtengan más información y/o se registren.

2. Brinda a los expositores la información que necesitan

Cuando un expositor evalúa una feria comercial para determinar si debe asistir, necesita información que le ayude a tomar la decisión. Es tu trabajo proporcionar esa información. 

• Información básica. Dónde será, en qué fechas, de qué hora a qué hora, el tema. 
• Aforo esperado. Específicamente quieren saber cuántas personas encargadas de tomar las decisiones de compra en sus empresas, acudirán a la feria, porque son a ellas a las que quieren llegar para poder venderles. 
• Oportunidades de negocio. No basta con decir simplemente que los compradores y los responsables de la toma de decisiones estarán presentes. Los expositores también quieren saber por ejemplo, si tendrán tiempo de contactar con otros expositores y patrocinadores que les permitan crear nuevas alianzas comerciales. 
• Costo. Para determinar si están dispuestos a invertir en asistir a tu feria , un expositor necesita saber cuánto le costará. No haga que sea difícil para ellos encontrar esta información. Aún si tus precios son “altos” es mejor que los expositores conozcan esta información y se filtren ellos mismos para dar paso al perfil que sí estás buscando. 
• Detalles del evento. El mismo principio se aplica aquí. Los posibles expositores necesitan información sobre la disponibilidad de espacios, el proceso de compra y otros detalles logísticos. Asegúrese de que puedan acceder a él de manera fácil y rápida.

3. Crea una experiencia valiosa para el expositor

Recuerda que cada feria y cada industria tiene necesidades y expectativas específicas. Escucha activamente a los expositores para ayudarles activamente a maximizar su participación en la feria y alcanzar sus objetivos. Algunas opciones que puedes ofrecerles incluyen:

• Ofrecer espacios de exhibición de calidad, bien delimitados, con un tamaño adecuado para sus necesidades, limpios, organizados, con espacio para montar y desmontar, con amenidades, etc. 
• Proporciona programas de educación con conferencias, paneles, talleres, etc. que beneficien tanto al asistente como a tus expositores. 
• Facilita espacios y momentos para que puedan interactuar y crear contactos con otros profesionales de su industria, como desayunos o eventos sociales.
• Ofrece un buen servicio al cliente al mantener una comunicación clara y constante, resolver dudas, contratiempos y estar al pendiente de las necesidades del expositor.  
• No te olvides de los asistentes, si los atiendes bien a ellos, tus expositores tendrán mejores resultados.
• Crear una experiencia de compra fácil y rápida. Elegir un buen sistema de venta de boletos que sea fácil de usar te permitirá crear la página de tu evento en pocos clics y comenzar a vender lo antes posible. Asimismo, le dará una experiencia de compra a los asistentes que les dejará una buena imagen de tu feria. 

Mantén felices a tus expositores para que sigan regresando. El éxito de tu feria comercial depende de reunir la combinación adecuada de asistentes y expositores en un entorno que les ayude a encontrarse. 

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