Controla el acceso a un evento con código QR y Check-in de Boletia

El acceso de los asistentes al recinto es una de las tareas clave que un organizador tiene en mente el día del evento. Esta tarea debe ser rápida y eficiente para ofrecer una experiencia impecable. Para ello, el acceso a eventos con QR es lo mejor.

¿Qué es un código QR?

Un código QR es un tipo de código de barras bidimensional (2D) que se utiliza para brindar fácil acceso a información en línea a través de la cámara digital en un teléfono inteligente o tableta. Debe su nombre por las siglas en inglés “Quick Response” o Respuesta Rápida en español.

Existen 2 tipos de código QR:

• Dinámicos: en estos, la información cambia cada determinado tiempo sin la necesidad de modificar el código QR.
  
  
• Estáticos: la información que contienen no cambia y son los más comunes que puedes encontrar en menús de restaurantes o en los accesos a eventos. 

¿Cómo funciona el código QR?

En el espacio cuadrado se agregan líneas y puntos que forman patrones con información que puede llegar a contener hasta 4 mil 296 caracteres entre números y letras lo que te permite contener bastante información en él.

Una vez creado el código, cuando tu dispositivo inteligente lo escanea, traduce los patrones de líneas y puntos en información legible para el ser humano, en el caso del acceso a eventos con QR, el nombre del asistente, nombre del evento y su asiento, por ejemplo. 

¿Cómo controlar el acceso a eventos con código QR?

Para controlar el acceso a un evento con código QR puedes apoyarte de un sistema de venta de boletos que además de permitirte crear la página de tu evento, gestionar y procesar la venta de los boletos digitales, creará automáticamente los códigos QR y se los enviará a tus asistentes.

Una vez que los asistentes llegan al recinto, el personal escanea el código con su dispositivo inteligente el cual les mostrará la información contenida en el código QR. Una vez escaneado, el código se invalida para evitar que sea usado más de una vez o por más de una persona. 

¿Qué es la app Check-in Boletia?

Check-in es una aplicación gratuita desarrollada por Boletia, un sistema de venta de boletos, que tiene como función ayudarte a controlar el acceso de tus eventos de manera fácil y eficiente, con la lectura de boletos a través de un escáner de código QR.

Nuestro sistema de venta de boletos genera el código QR que se envía a tu asistente cuando compra sus boletos digitales desde nuestra plataforma. Una vez descargues la app estas son las funciones que tienes disponibles en Check-in para tus eventos:

• Lectura de código QR de los boletos en 3 segundos.
• Registro del total de asistentes por cada día del evento.
• Búsqueda de asistentes por nombre, folio de boleto y correo electrónico.
• Consulta en tiempo real de los accesos contabilizados.

Puedes hacer el check-in de tus asistentes 72 horas antes de la fecha de inicio del evento, y hasta 72 horas después de su fecha de fin. 

¿Cómo descargar Check-in para controlar el acceso a eventos con código QR?

Da clic en el siguiente link para descargar la app de Check-in en tu teléfono inteligente, tablet o dispositivo móvil: 

• Para Android
  
  

• Para iOS

Crea tu cuenta y contraseña

• Para crear la contraseña tiene que ingresar desde una computadora a checkin-app.io 

Nota: En caso de ser la primera vez que entras, haz clic en “¿Olvidaste tu contraseña?” y configura una por única ocasión. Tu contraseña puede ser distinta a la de la cuenta de organizador que creaste en www.boletia.com     

¿Cómo configuro Check-in para controlar el acceso a eventos con código QR? 

1. Crea tu equipo de Check in

• Ingresa al Admin de organizadores a través del siguiente link: Admin
• Ingresa al apartado de “Mi equipo”: En este apartado podrás dar de alta al Staff de check-in que vas a crear.
• Dale click a “Agregar un integrante” y llena los datos necesarios.

• Asigna el rol de “STAFFER” y selecciona a qué eventos tendrá permiso tu colaborador para realizar el check-in. 
• Recuerda que puedes asignar todos los eventos o seleccionar eventos específicos.
• 👯 Puedes crear tantos colaboradores como sea necesario. 
• 📩 Cada colaborador tendrá que aceptar la invitación desde su email para completar este paso.

2. Descarga la app Check-in de Boletia 

Descarga la app como lo vimos previamente.  🙌 La aplicación es libre y gratuita para cualquier smartphone, tablet o dispositivo móvil que cuenta con los servicios de google. 

3. Entra a la app móvil 

• Entra a la app con tu usuario y contraseña previamente creada. ¿Perdiste tu contraseña? La puedes recuperar mediante el botón “¿Olvidaste tu contraseña?” 

4. Entra a tu evento

• Dentro de la app, selecciona el evento del cual quieres realizar el check-in. También puedes buscarlo mediante la barra de búsqueda. 

5. Escanea el código QR

• Opción 1 (recomendado): Selecciona el botón naranja que indica “Checkin”, y empieza a leer los códigos QRs de los boletos.
  
  
• Opción 2: Busca el asistente por nombre, correo, ID del boleto o folio, y da clic en el mensaje de la parte inferior “Hacer Checkin”

Si el boleto es válido deberás dar clic en “Confirmar”. En ese momento el boleto ya fue registrado y el asistente registrado en la plataforma.

Conoce más sobre el sistema de venta de boletos, Boletia

¡Listo! Con Boletia y nuestro sistema de venta de boletos para eventos, generar los códigos QR y controlar el acceso a tu festival, concierto o experiencia es muy sencillo. Somos una empresa 100% mexicana con 10 años de experiencia en México y otras partes del mundo. 

Somos una empresa transparente, tenemos un solo cargo por servicio, sin cargos extras, sin will call u otros cargos ocultos. Además, puedes estar seguro que las dispersiones de tus ventas son completamente claras.  

Para Boletia, todos los eventos son importantes, independientemente de su tamaño, género o recinto, nuestra atención y compromiso siempre es el mismo así que no dudes en contactarnos en organizadores@boletia.com.

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