La organización de festivales puede ser una tarea compleja y desafiante, y para que el evento sea exitoso es necesario tener en cuenta diversos aspectos que lo rodean. Desde la elección de la ubicación, fecha y presupuesto hasta la diversificación de actividades y la diferenciación frente a otros festivales en el mercado. Conoce en este artículo los factores que hacen que un festival sea exitoso.
1. La ubicación
La ubicación lo es todo y es uno de los pasos cruciales en la organización de festivales. La accesibilidad es clave, tanto para los fans como para los camiones de producción. Tener una ubicación abierta que tenga varias rutas para evitar una fuerte congestión o un tráfico excesivo es un factor clave en la elección de una ubicación para el festival.
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2. La fecha
La fecha es otro aspecto importante en la organización de festivales. Elige fechas en las que no compitas con otros festivales grandes o con temáticas similares. Lo ideal es que tu festival sea el único ocurriendo en esa fecha, en esa ciudad y sobre ese tema.
También es importante tener en cuenta los registros del clima del año pasado de la ubicación para preparar un festival exitoso. Páginas como AccuWeather.com te pueden ayudar. Algunos ejemplos desastrosos por no haber revisado el clima fueron el Tomorroworld en Georgia en 2015 o el Levitation en Austin en 2016
3. El presupuesto
Determina un presupuesto realista y haz un seguimiento de los gastos. Considera las diferentes fuentes de ingresos, como la venta de entradas, patrocinios, ventas de alimentos y bebidas, etc., así como todos los gastos asociados a la organización del festival.
4. El establecimiento correcto del precio de los boletos
Otro aspecto vital es el precio de los boletos. Los asistentes al festival quieren mirar hacia atrás en su experiencia y pensar que "valió la pena el precio". Gastar todo tu dinero en talento y luego cobrar más que el festival más renombrado no es necesariamente el mejor modelo de negocio.
Para ello, comienza por definir el costo mínimo que te permitirá no perder dinero. Esto puedes hacerlo con una fórmula muy sencilla:
| Precio mínimo por boleto = Costos totales del evento / número esperado de asistentes |
Este cálculo requiere que consideres tus gastos y al menos un aproximado de cuántas personas podrían asistir a tu evento. Para eso, es importante contar con aliados comerciales que no tengan costos ocultos en sus productos o servicios que eleven el costo de producción de tu evento.
Atraer a una audiencia con un precio atractivo combinado con una experiencia que valga la pena es un éxito seguro.
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5. La optimización de recursos
Es importante que evalúes honestamente si el tamaño del lugar coincide con los perfiles de los artistas que deseas atraer. Si estás promoviendo artistas emergentes en un lugar grande, lo más probable es que los ingresos por las ventas de boletos vs. el costo del venue sea muy bajo. Busca un lugar que se ajuste al tamaño del festival, la cantidad de asistentes y el tipo de evento que se está organizando.
6. El marketing del festival
Esta es la estrategia que lleva a la gente al festival a través de campañas offline y online como email marketing para eventos, redes sociales orgánicas y pagadas e influencers.
El marketing es fundamental para cualquier evento exitoso, ya que ayuda a atraer a la audiencia adecuada y maximizar la asistencia.El marketing efectivo también puede crear conciencia del evento y generar expectativas entre los asistentes potenciales.
Además, el marketing puede ayudar a establecer la imagen del evento y generar ingresos a través de la venta de entradas y patrocinios.
7. Conocer las características de tu audiencia
La recopilación de datos permite promocionar los próximos festivales a los consumidores en función de sus preferencias. Otra información, como la edad, la ubicación geográfica, los intereses y los pasatiempos pueden ayudarte a seleccionar recomendaciones que coincidan con sus gustos.
Sabiendo quien es tu público, segmentándolos en función de sus características, creando campañas de marketing omnicanal con disparadores emocionales específicos para ellos y luego produciendo una experiencia el festival que realce la experiencia de tus asistentes para personalizar al máximo el evento.
8. Las colaboraciones estratégicas
La capacidad para tener colaboraciones estratégicas es una ventaja competitiva indispensable para tener festivales con mayor alcance. Colaborar con empresas con experiencia e información sobre la industria ayudará a tu festival a tener éxito.
Los organizadores que están ampliando su gama de alianzas dentro de más categorías, como un sistema de venta de boletos, soluciones de marketing, relaciones públicas, embajadores de marca, etc., pueden mejorar la experiencia de los asistentes.
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Las alianzas que se involucran durante el ciclo completo de vida de los asistentes, desde el descubrimiento hasta su retención, serán las más beneficiosas para tu evento.
9. La capacidad de diversificar tus entradas de dinero
Como organizador debes ser capaz de diversificar tus entradas de dinero y no ser dependiente únicamente de la venta de boletos. Esto lo puedes lograr mediante la venta de merch, experiencias premium del festival, venta de alimentos y bebidas, etc.
Aprovechar y maximizar los ingresos de las ventas adicionales reduce el punto de equilibrio de la organización de festivales y permite un mayor control sobre lo que se vende en su evento.
10. La diferenciación
La inmensa cantidad de festivales grandes y multitudinarios que han penetrado la industria del entretenimiento mexicano, está dando paso a festivales boutique o festivales especializados que son de pequeña escala e íntimos pero que son eventos de tipo nicho que priorizan la calidad sobre la cantidad y que ofrecen experiencias personalizadas y entornos íntimos.
Esto permitirá que las personas con ideas afines tengan una conexión instantánea basada únicamente en los intereses o pasatiempos compartidos que los atrajeron a su festival en primer lugar.
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En Boletia, ofrecemos un sistema de venta de boletos para eventos fácil e intuitivo con opciones de pago seguras y convenientes para tus asistentes. Nuestra plataforma es paperless, lo que significa que tus compradores pueden acceder a sus boletos de forma rápida y sencilla a través de un código QR en sus dispositivos móviles.
Te ofrecemos una única tarifa de servicio por transacción, lo que hace que nuestros precios sean transparentes y accesibles. Con la opción de pagos en diferentes monedas, puedes vender tus boletos no solo en México, sino en todo el mundo. Y con nuestra app de check-in, podrás gestionar el acceso de tus asistentes al festival de manera fácil y eficiente.
También, compartimos contigo la base de datos de tus asistentes para que puedas promocionar futuros eventos y te ofrecemos información sobre la venta de boletos para que puedas tomar acciones acertadas para el marketing, promoción y venta de tu festival.
