9 errores que evitar en la organización de ferias de expositores

La organización de ferias de expositores puede ser un desafío complejo y, como cualquier otro evento, es posible cometer errores en el proceso. Aquí tienes algunos errores comunes que se pueden cometer y cómo evitarlos.

1.Falta de planificación adecuada

La planificación es crucial para el éxito de cualquier feria. El error más común es no dedicar suficiente tiempo y esfuerzo a la etapa de planificación. Asegúrate de establecer un cronograma detallado, asignar responsabilidades claras a los miembros del equipo y anticipar posibles obstáculos.

2.No tener objetivos claros 

Es importante definir claramente los logros deseados de una feria comercial. Para maximizar el valor de asistir a la feria, es recomendable establecer objetivos específicos que permitan evaluar el éxito de la participación una vez finalizado el evento. Estos objetivos deben estar alineados con la planificación empresarial a mediano plazo, así como con los objetivos corporativos y de marketing.

3.Elegir un mal sistema de venta de boletos

Cuando el sistema de venta de boletos tiene costos ocultos puede resultar en el encarecimiento de los boletos y hacer que los asistentes no vayan. Elegir una boletera inadecuada puede resultar también en que el proceso para vender tu evento sea complicado. 

Una elección poco adecuada también puede resultar en inconformidad de los asistentes por un mal servicio en la entrada del evento y la complicación de recoger los boletos.  

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Además, la plataforma te brinda información de tu evento en tiempo real, lo que te permitirá tomar decisiones informadas rápidamente para lograr tus metas de venta.

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4. No solicitar los permisos pertinentes

No contar con los permisos necesarios para desarrollar todas las actividades previstas en tu evento es un error que puede tener graves consecuencias, ya que te puedes encontrar con que las autoridades no te permitan desarrollarlo. 

Por ello, es fundamental que prestes una atención muy especial a esta cuestión y solicites todos los permisos y licencias necesarias con antelación.

Aquí te dejamos los permisos necesarios para realizar eventos en México. 

5.Elegir una mala fecha

Es común cometer el error de establecer la fecha y comenzar a promocionar la feria y darte cuenta que la fecha coincide con las vacaciones, con otra feria similar a la tuya o con un evento en la ciudad que le restará protagonismo a tu feria. Es importante investigar lo que sucederá en tu ciudad antes de establecer la fecha.

6.Elegir un lugar inadecuado

La elección del lugar es fundamental para una feria exitosa. Un error común es seleccionar un lugar inadecuado en términos de tamaño, ubicación o instalaciones. Investiga diferentes opciones, considera el tamaño esperado de la feria, la accesibilidad, las necesidades técnicas y las comodidades disponibles antes de tomar una decisión.

Aquí te dejamos una lista de los mejores venues para la organización de ferias en México

7.No conocer a tus expositores y sus clientes

Es importante conocer a quién te estás dirigiendo, quienes son, qué rol tienen, qué rango de edades, dónde viven, cuáles son sus patrones de comportamiento, etc., para adaptar toda la comunicación a ellos. No es lo mismo hablar con un adolescente que con un adulto, con alguien de provincia que con alguien de la capital. Las necesidades y problemas pueden variar. 

Asimismo, si conoces a los clientes de tus expositores podrás organizar una feria adaptada a sus necesidades y satisfacerlos mejor. 

8.Distribución errónea del espacio 

La distribución del espacio en la feria puede marcar la diferencia entre un evento fluido y uno caótico. Evita el error de no tener en cuenta el diseño de la feria y la disposición de los expositores. Planifica cuidadosamente la distribución de los puestos, asegurándote de que haya suficiente espacio para que los expositores presenten sus productos y los visitantes se desplacen cómodamente.

9.Falta de una promoción efectiva

La promoción adecuada es esencial para atraer a expositores y visitantes a tu feria. Un error común es no dedicar suficientes recursos a la promoción o confiar únicamente en métodos de marketing obsoletos. Utiliza una combinación de estrategias de marketing en línea y fuera de línea, como redes sociales, correo electrónico, publicidad en línea y relaciones públicas para promocionar tu evento.

Aquí te dejamos una guía paso a paso de email marketing para tus eventos y cómo promocionar tus eventos por medio de influencers