Errores en la organización de festivales que no conocías

Detrás de cada evento exitoso, se esconden desafíos significativos y errores que, en ocasiones, pueden poner en peligro el éxito del festival. Queremos compartir contigo algunos de los errores que nuestros organizadores han cometido, así que  aprovecha su conocimiento y no los cometas tú. 

1.Planificación insuficiente

Uno de los errores más recurrentes es la falta de una planificación exhaustiva. Desde la elección de la ubicación hasta la logística del evento, una planificación inadecuada puede dar lugar a problemas imprevistos y tensiones innecesarias el día del festival. 

Invertir tiempo en una planificación detallada es crucial. Desde la selección de la ubicación hasta la coordinación de actividades, cada detalle debe ser considerado.

2.Presupuesto mal calculado

Un error financiero puede desencadenar una cascada de problemas. Ya sea subestimar los costos de producción o sobrevalorar los ingresos esperados, un presupuesto mal calculado puede afectar la calidad del evento y, en última instancia, la satisfacción del público. 

Calcular un presupuesto realista y prever posibles imprevistos puede marcar la diferencia. La transparencia financiera es clave para ganar la confianza de patrocinadores, artistas y asistentes.

3.Problemas de comunicación

La comunicación deficiente, tanto interna como externa, puede conducir a malentendidos y errores críticos. Desde la coordinación entre los equipos de producción hasta la información proporcionada a los asistentes, una comunicación clara y efectiva es esencial. 

Establecer canales de comunicación claros y efectivos es esencial. Tanto el equipo interno como los asistentes deben recibir información precisa y oportuna.

<< Guía completa de email marketing >>

4.Selección inadecuada de artistas

La elección de artistas es clave para el éxito de un festival. Seleccionar actos que no se ajustan al público objetivo o no complementan el tono del evento puede resultar en una experiencia decepcionante para los asistentes.

Investigar y seleccionar artistas que se alineen con la visión del festival y el gusto del público objetivo es fundamental para el éxito del evento.

5.Problemas de infraestructura

La infraestructura insuficiente o mal mantenida puede generar caos. Desde problemas de acceso hasta instalaciones deficientes, los fallos en la infraestructura pueden perjudicar la experiencia general del festival. 

Garantizar una infraestructura sólida y bien mantenida es crucial. Desde la seguridad hasta las comodidades para los asistentes, cada aspecto debe ser evaluado y mejorado continuamente.

6.Desconexión con la comunidad local

Ignorar o subestimar la importancia de involucrar a la comunidad local puede generar tensiones y resistencia. Los festivales deben integrarse respetuosamente en el entorno, considerando sus impactos sociales y medioambientales. 

Involucrarse y respetar a la comunidad local contribuye a una relación más armoniosa y puede abrir oportunidades para colaboraciones beneficiosas a largo plazo.

7.Errores en estrategias de marketing

Subestimar la importancia del marketing puede resultar en una baja asistencia. Estrategias de marketing mal diseñadas o ejecutadas pueden no comunicar efectivamente el valor del festival, afectando la participación. 

Diseñar y ejecutar estrategias de marketing efectivas es vital para atraer al público adecuado. Comprender el mercado objetivo y comunicar el valor del festival de manera clara son clave.

<< 5 estrategias de marketing efectivas para festivales >>

8.Experiencia del asistente descuidada

El bienestar y la experiencia del asistente son fundamentales. Desde la seguridad hasta las comodidades, descuidar estos aspectos puede afectar la satisfacción del público y la reputación del festival. 

Priorizar la comodidad, seguridad y disfrute del asistente es esencial. Desde la entrada hasta las áreas de descanso, cada aspecto de la experiencia debe ser considerado.

9.Selección inadecuada del recinto

Elegir un recinto no adecuado a las necesidades del evento puede ocasionar problemas logísticos y de comodidad. Factores como el tamaño, la ubicación y las instalaciones deben evaluarse con cuidado. 

Evaluar cuidadosamente las opciones de recinto según las necesidades específicas del evento es crucial. Considerar el tamaño, la ubicación y las instalaciones puede influir significativamente en la experiencia general.

<< Los mejores venues para festivales >>

10.Falta de seguimiento y medición

No realizar un seguimiento adecuado y medir el rendimiento del festival puede resultar en la repetición de errores. Evaluar la efectividad de las decisiones tomadas y ajustar estrategias para futuros eventos es esencial. 

Implementar sistemas robustos de seguimiento y medición para evaluar el rendimiento del festival. Aprender de cada evento pasado es esencial para la mejora continua.

En Boletia, por ejemplo, puedes monitorear tus ventas desde nuestra plataforma, ver gráficas e insights de los boletos vendidos, los tipos de boletos más vendidos, la cantidad de personas que han visitado la página de tu evento entre otros hallazgos que te ayudarán a saber qué es lo que tienes que mejorar en tus anuncios pagados para vender más. 

11.Desconexión con las tendencias actuales

No estar al tanto de las tendencias emergentes en la industria de festivales puede llevar a eventos desactualizados y menos atractivos para el público objetivo. 

Mantenerse informado sobre las tendencias emergentes en la industria de festivales garantiza la relevancia y la innovación en cada edición futura. 

<< Tendencias en 2024 para la organización de festivales >>

12.Mala elección de la boletera

Cuando se trata de organizar un festival, a menudo pasamos por alto la importancia crucial de seleccionar la boletera adecuada para vender los boletos del evento. Esta elección puede influir drásticamente en la experiencia del usuario y en el éxito general de tu festival.

Es esencial reconocer la relevancia de la elección de la boletera desde las etapas iniciales de la organización de festivales. Realizar una investigación detallada y evaluar cuidadosamente las opciones disponibles puede marcar la diferencia entre una venta de boletos fluida y exitosa y posibles complicaciones inesperadas.

Conoce Boletia

En Boletia, contamos con 1 solo cargo por servicio, sin cargos ocultos lo que permite cuidar el bolsillo de tus asistentes. Nuestro seguimiento es personalizado antes, durante y después de la venta de tus boletos. La plataforma tiene la tecnología más robusta, tanto, que puedes hacer sold out en 1 hora sin que el sistema se caiga. 

Tus asistentes tendrán la mejor experiencia de compra, con pasos sencillos, múltiples opciones de pago desde pago con tarjetas bancarias hasta pago en OXXO. Lo mejor, es que tendrán sus boletos al alcance de su mano pues llegan directamente a su correo electrónico. 

Durante tu festival podrás gestionar el registro y acceso al recinto rápido y eficiente con nuestra app de check in Boletia para que tengan la mejor experiencia desde su llegada. 

Aprende de estos errores y trabaja con la boletera más confiable, robusta y cercana de México.