Sin duda alguna la organización de conciertos, festivales, ferias, expos o cualquier evento de entretenimiento es un reto desafiante. Afortunadamente, en el podcast Backstage Boletia platicamos con expertos como Alberto Muñoz, de Border Entertainment, sobre el tema.
Alberto es un importante promotor de eventos de entretenimiento que ha organizado destacados eventos en México como la Feria Juárez, Luis Miguel en Chihuahua y presentaciones de lucha libre.
Aquí te compartimos algunas de las ideas más importantes que compartió en exclusiva para nuestro podcast.
Lo primero es que siempre hay que hacer lo mejor para la gente. Por otro lado, no hay que olvidar que esto es un negocio y debemos tener bien bajados los números; es decir, los costos de producción,
fijar bien los costos de los boletos y planificar desde el inicio teniendo en cuenta cualquier posible contratiempo o situación inusual.
Es importante ver la disponibilidad del lugar, ver los permisos y la capacidad del recinto.
Además, hay que conocer al público porque hay que entender que no es lo mismo un evento de banda que gusta mucho en Chihuahua por ejemplo, que un evento de lucha libre.
Hay que hacer un scouting para ver cómo caería el artista en esa ciudad y en ese momento para saber si será un evento exitoso.
Después hay que cotizar, ver proveedores, la logística y conocer las necesidades del artista.
Lo que más le asusta a un organizador es la venta de boletos. Todos soñamos con hacer el sold out en 15 minutos, todos quisiéramos y a veces es difícil manejar esa tensión.
Trabajas tanto para un solo día que cuando llega el evento pues te asustas si no has vendido boletos.
Cuando es tu primer evento no sabes que existe algo que llamamos “taquillazos”, que es cuando en ese mismo día se te venden todos los boletos.
Pero si tú sabes que hiciste las cosas bien, si sabes que el artista es bueno, si hiciste tu buen scout, la gente va a llegar. Y es que hay que reconocerlo, en México no somos de comprar boletos antes, somos mexicanos y compramos el boleto el mismo día del evento.
Resolver imprevistos de último minuto
Por ejemplo, necesitar conseguir una batería minutos antes del evento, porque el baterista no va a llegar o conseguir dulces especiales para los artistas.
Me ha tocado tener que conseguir dulces especiales para los artistas, tuve que cruzar la frontera para comprarlos y regresar el mismo día.
Después de la complejidad de la boletera, la logística, lo último que iba a pensar era preocuparme por conseguir unos dulces, pero el artista los necesitaba para iniciar el concierto y son cosas que pasan.
Comencé buscando un staff y tengo muchos amigos que trabajan en la planeación de bodas y XV años y ellos son las personas más eficaces que yo he tenido. Es el mejor entrenamiento que pudieron haber tenido para la organización de conciertos.
Yo no he conseguido alguien tan eficaz o que pueda resolver problemas tan rápido como una wedding planner. Las novias también son artistas el día de su boda y a los wedding planners les toca conseguir de todo.
Si estás buscando a alguien para trabajar contigo, deberías considerar a alguien que haya trabajado en este ramo porque saben de gestión de accesos, manejo de artistas, etc.
Lo más complicado es mientras está sucediendo el evento, con la logística y el servicio al cliente. Tienes ahí gente que quiere entrar y si tardas se te hace una fila enorme.
Hay todo tipo de asistentes, los que van en el mejor plan y disposición y otros que sabes que si tú no resuelves te va a causar un problema.
Yo creo que la atención al cliente es lo más que puede haber en la organización de conciertos o eventos de entretenimiento. El servicio al cliente te puede facilitar todo el evento o te puede desarmar el evento en un momento.
Cuando ves gente contenta, que está disfrutando, que se va a ir contenta a su casa por haber pagado un boleto, es cuando yo me he sentido bien conmigo mismo.
Cuando la gente está disfrutando un evento, la gente sí es agradecida y recuerda el nombre de la persona que las hizo pasarla bien.
Voltear al fondo y ver un público lleno, ver que la gente está contenta y que hiciste bien tu trabajo, es muy satisfactorio voltear a ver y esos miles de flashes, dices “¡hice esto bien!”.
Es de gran valor todo lo que Alberto compartió para nuestro podcast. Él mismo nos comentó que está dispuesto a estar en contacto con nuevos organizadores para escuchar sus propuesta y de ser posible, colaborar.
Él mismo nos comentó que está dispuesto a estar en contacto con nuevos organizadores para escuchar sus propuesta y de ser posible, colaborar. Por ello, aquí te compartimos la cuenta oficial en Instagram de Border Entertainment para que te pongas en contacto con ellos.