Organización de conciertos musicales - checklist

¿Quieres comenzar en la organización de conciertos musicales pero no sabes cómo? No te preocupes, estos 10 pasos son la base para lograr un evento exitoso desde la primera vez.  

1. Define el tipo de concierto 

Antes de comenzar a planificar, debes definir el objetivo del evento. En primer lugar, es importante definir claramente el tipo de concierto que deseas organizar te ayudará a establecer el tono y la dirección adecuados para el evento.

Esto implica elegir el género musical, el tamaño del evento, el lugar y la fecha en la que se llevará a cabo. A partir de esto, podrás comenzar a realizar los preparativos necesarios.

2. Asegúrate de cumplir con los requisitos legales

Contar con los permisos y requerimientos necesarios para un concierto es crucial para cumplir con las leyes y regulaciones locales, estatales o federales, garantizar la seguridad de los asistentes y el personal, proteger a los artistas y el público, y promocionar el evento de manera efectiva.

Asegúrate de cumplir con todas las regulaciones y permisos necesarios para la organización de conciertos en tu ciudad, ten en cuenta que los permisos y requerimientos pueden variar de lugar en lugar.  

3. Establece el presupuesto

Es esencial tener un presupuesto en mente para asegurarte de que el evento sea rentable. El presupuesto debe incluir los costos de: 

1. Los artistas

2. El lugar

3. La publicidad

4. La seguridad

5. Los proveedores

6. Otros gastos

El presupuesto es super importante porque es parte de la fórmula para fijar los precios de los boletos. Además, es importante fijar la cantidad mínima de asistentes para que en dado caso de no tener un sold out, con ese aforo y el precio del boleto, logres cubrir tu inversión y un margen de ganancia. 

4. Conseguir patrocinadores

La organización de conciertos musicales requiere de la inversión en muchos aspectos. Pero no tienes que correr con todos los gastos, para ello existen patrocinadores. Ellos pueden contribuir con dinero, productos o servicios a cambio de anunciarse en tu evento. 

Conseguir patrocinadores en la organización de conciertos musicales requiere de dedicación, es importante que transmitas la importancia de tu evento, el tipo de audiencia que asistirá, el lugar, el tema, etc., para convencerlos. 

5. Elige el lugar adecuado

El lugar es una parte crucial del éxito de cualquier evento. Debe ser lo suficientemente grande para recibir cómodamente al aforo esperado, pero que tampoco sea mucho más grande de lo que necesitas porque si no, estarás desperdiciando recursos. 

Los mejores foros para la organización de conciertos en CDMX cuentan con todas las amenidades para deleitar a los asistentes y los hay de todos tamaños y para todas la necesidades. 

6. Contrata a los artistas 

Los artistas son la columna vertebral del evento. Asegúrate de seleccionar a los artistas adecuados para el tipo de evento que estás organizando y que se ajusten a tu presupuesto.

Para ello, puedes recurrir a agentes o managers que representen a los artistas o, en algunos casos, contactarlos directamente a través de sus redes sociales y comenzar las negociaciones; es importante ser claro y directo en la negociación de los términos y condiciones del contrato.

Estas son algunas agencias de contratación de artistas que pueden ayudarte:

• Book Agency MX: https://www.bookagency.mx/contacto/ 

• Event Planner: https://www.eventplannermexico.mx/ 

• Mano booking: https://www.mano.la/ 

• Kaiman: https://www.instagram.com/kaimanent/?hl=en 

• Apodaca: https://www.apodaca.com.mx/ 

Si ya eres promotor de algún o algunos artistas, bueno, pues ya tienes esta tarea hecha.  

7. Promociona el concierto

La promoción y el marketing son claves para atraer al público al concierto. Sabemos que tu concierto es increíble pero es importante hacerle saber al mundo que existe, qué es lo que ofrece y dónde sucederá. 

Para ello, existen diferentes tácticas de promoción con las que deberás de crear una estrategia. Entre las formas de promocionar tu concierto musical están: 

1. Los anuncios pagados en redes sociales por medio de Meta Ads (Facebook e Instagram), YouTube Ads o Google Ads.
2. El envío de email marketing para comunicar promociones, descuentos, fases de venta, anuncios, crear expectación y promocionar futuros eventos con la base de asistentes que ya tienes. 
3. Colaborar con microinfluencers para promocionar tu concierto. No tienes que contratar macroinfluencers como Yuya, con que elijas pequeños influencers pero relevantes para el nicho de tu concierto es suficiente. 
   

8. Planifica la logística 

La logística y la coordinación son aspectos críticos para la organización de conciertos. Esto incluye la gestión de la seguridad, el estacionamiento, el control de accesos, las multitudes y la gestión del tráfico. 

Planificar una buena logística del evento requiere de pensar en el acceso al recinto el día del evento. Para hacerlo más ágil es importante contar con una boletera en México que te ayude a crear boletos digitales para tu concierto musical con código QR dinámico. 

El acceso a eventos con código QR dinámico permite que tu evento sea mucho más ágil en las puertas de entrada, evitando aglomeraciones o esperas largas. Además blinda tu evento contra la falsificación, fraudes y reventa de boletos. 

9. Elige una boletera en México que te ayude a vender tu concierto

Una boletera confiable en México debe ofrecerte la posibilidad de crear los boletos digitales para tu concierto musical, enviarlos a los asistentes y facilitar lo necesario para escanear los códigos QR el día del evento de manera eficiente. 

Debe ofrecer opciones de pago a tus asistentes para que te ajustes a sus necesidades, además de crear una página web de tu evento donde la compra de los boletos digitales sea fácil y rápida, asegurando así que más personas lleguen a finalizar la compra. 

Una boletera que se tu aliado comercial se preocupará además de ofrecerte cursos, webinars o talleres para que mejores la promoción, organización y vente de tus conciertos o eventos. 

10. Evalúa el éxito del concierto

Después de que el evento haya finalizado, es importante evaluar su éxito para determinar qué aspectos funcionaron bien y cuáles deben mejorarse para futuros eventos. Incluye el análisis de la encuestas post evento de satisfacción, la evaluación de los resultados y el análisis de los costos. 

Tener reportes sobre las ventas, el perfil de tus asistentes y su proceso de compra de principio a fin, te ayuda a ir ajustando las estrategias de marketing antes del concierto y después para analizar la data y afinar la organización de futuros conciertos. 

Conoce a Boletia

La organización de conciertos musicales inolvidables requiere planificación, coordinación y ejecución efectiva. En Boletia impulsamos el éxito de tus eventos con nuestro servicio personalizado, nuestra plataforma fácil de usar e intuitiva y con nuestro servicio que solo cuenta con un solo cargo por servicio.  

Tenemos el mejor servicio de acompañamiento antes, durante y después de la venta de tu evento para asegurarnos que todo transcurra sin contratiempos.  

Además de su eficacia y facilidad de uso, Boletia también se distingue por su compromiso con la calidad y la seguridad, ya que contamos con un solo cargo por servicio y nos aseguramos de proteger a los datos de los asistentes mediante un sistema de encriptación de datos y medidas de seguridad robustas que también te protegen a ti y disminuye la cantidad de contracargos.

Si estás buscando una boletera en México confiable y efectivo para vender boletos de tus eventos, no dudes en explorar las soluciones que Boletia tiene para ofrecer.

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