Pasos para la organización de ferias exitosas

La organización de ferias es una tarea que requiere una planificación meticulosa y coordinación efectiva para garantizar el éxito del evento. En este artículo, te explicaremos los pasos clave para organizar una feria exitosa y te daremos algunos consejos prácticos.

¿Qué es una feria? 

Según la enciclopedia Británica, una feria es un mercado temporal que puede durar desde unos días hasta algunos meses, donde los visitantes y expositores se reúnen para realizar transacciones comerciales.

Pueden establecerse en lugares fijos o ambulantes y los temas pueden ser tan variados como la imaginación lo permita y tienen el fin de estimular el interés de los asistentes, promover los productos manufacturados y expandir el comercio.

¿Que tipos de ferias existen?

La organización de ferias cuenta con diferentes tipos dependiendo el tamaño, público o temática, entre algunas de ellas puedes encontrar: 

• Ferias regionales
• Ferias locales
• Ferias regionales
• Ferias nacionales
• Ferias internacionales
• Ferias empresariales
• Ferias gastronómicas
• Ferias artesanales
• Ferias culturales
• Ferias turísticas

¿Cómo obtener ganancias por la organización de ferias?

Si eres organizador de ferias puedes obtener ganancias de varias formas, entre las que se incluyen:

• Ventas de entradas: Recuerda elegir un sistema de venta de boletos en línea que sea transparente con los cargos por servicio y que no tenga otros cargos ocultos que encarezcan el costo para los asistentes. 

• Ganancias por participación: puedes cobrar tarifas a los expositores y patrocinadores que deseen participar en tu evento. 

• Publicidad y patrocinio: puedes obtener ganancias a través de patrocinadores para tu feria o vender espacios publicitarios a empresas interesadas en promocionar sus productos o servicios en el evento. 

• Alquiler de espacio: puedes obtener ganancias al alquilar espacios para exhibiciones o stands a empresas que deseen participar en la feria.

• Comisiones sobre ventas: En algunos casos, puedes recibir una comisión sobre las ventas que se realizan durante el evento. 

3 pasos para la organización de ferias

1. Planeación de la feria

• Define el objetivo de la feria

Antes de comenzar a planificar la feria, es esencial tener una idea clara de su objetivo. Además de generar ingresos por la organización de ferias, ¿estás buscando atraer a nuevos clientes o aumentar la visibilidad de una marca?, ¿quieres establecer contactos con otros negocios o presentar nuevos productos o servicios?

• Elige el lugar y la fecha de la feria

Para elegir el mejor venue para ferias o expos debes considerar que sea fácilmente accesible para los visitantes y expositores, y el tamaño y la capacidad del espacio deben ser suficientes para acomodar a todos.

La fecha también es importante. Debes asegurarte de que no haya otros eventos importantes que compitan con la feria y considerar la época del año, ya que esto puede afectar la disponibilidad de los expositores y la asistencia de los visitantes.

• Planifica el espacio de exhibición

Una vez que se haya elegido el lugar de la feria, es importante planificar el espacio de exhibición. Debes considerar el tamaño y la distribución de los stands, la iluminación, la decoración y cualquier mobiliario adicional que pueda ser necesario.

🏆 Pro Tip: También debes asegurarte de que haya suficiente espacio para que los visitantes circulen entre los stands y de que el espacio sea cómodo y atractivo.

• Elige un sistema de venta de boletos

Un sistema de venta de boletos para eventos es una plataforma en línea que te permite crear boletos digitales para tu evento y venderlos. La plataforma te ayudará a crear en minutos una página web para promocionar tu evento. 

El sistema gestiona todo el proceso de venta de boletos, desde la creación de los diferentes tipos de boletos, pasando por los métodos de pago que se adapten a los gustos de tus asistentes, hasta el procesamiento y la dispersión de tus ingresos. 

2. Coordinación

La coordinación es la fase en la que se planifican y ejecutan las actividades necesarias para la realización de la feria. En esta fase, se contrata a los proveedores, se establecen las políticas y procedimientos, se promociona la feria y se coordina la participación de los expositores y visitantes.

• Registra a los expositores y visitantes

Durante la organización de ferias es importante establecer políticas claras y procedimientos para la participación en la feria, como el costo de los espacios de exposición, las fechas límite para la inscripción y la asignación de los espacios de exhibición.

Tu boletera puede ayudarte al registro de los asistentes por medio de su sistema de venta de boletos e incluso puedes utilizar esa base de datos para promocionar tus siguientes eventos. 

• Promociona la feria

La promoción efectiva de la feria es esencial para atraer a los visitantes y hacer que el evento sea un éxito. Promociona tu evento a través de email marketing, influencers, redes sociales orgánicas y pagadas y en medios tradicionales.

También puedes considerar la distribución de folletos y carteles y trabajar con los expositores para que ellos también promuevan el evento.

3. Gestión de la feria

• Controla los accesos con código QR

Un código QR es un tipo de código de barras bidimensional (2D) que se utiliza para brindar fácil acceso a información en línea, en este caso será el nombre del asistente, para cuántos días adquirió el boleto y el tipo de boleto que compró. Para controlar el acceso a un evento con código QR puedes apoyarte de un sistema de venta de boletos que creará automáticamente los códigos QR y se los enviará a tus asistentes.

Si quieres saber más sobre la organización de ferias, expos, conciertos, festivales y cualquier tipo de eventos, te invitamos a ver este webinar GRATUITO que Omar Carrasco, experto en organización y promoción de eventos, impartió exclusivamente para los organizadores Boletia.