La organización de ferias es una tarea que requiere una planificación meticulosa y coordinación efectiva para garantizar el éxito del evento. En este artículo, te explicaremos los pasos clave para organizar una feria exitosa y te daremos algunos consejos prácticos.
¿Qué es una feria?
Según la enciclopedia Británica, una feria es un mercado temporal que puede durar desde unos días hasta algunos meses, donde los visitantes y expositores se reúnen para realizar transacciones comerciales. Pueden establecerse en lugares fijos o ambulantes y los temas pueden ser tan variados como la imaginación lo permita y tienen el fin de estimular el interés de los asistentes, promover los productos manufacturados y expandir el comercio.
Tipos de ferias
Existen diferentes tipos de ferias dependiendo el tamaño, público o temática, entre algunas de ellas puedes encontrar:
- Ferias regionales
- Ferias locales
- Ferias regionales
- Ferias nacionales
- Ferias internacionales
- Ferias empresariales
- Ferias gastronómicas
- Ferias artesanales
- Ferias culturales
- Ferias turísticas
¿Cómo obtener ganancias por la organización de ferias?
Si eres organizador de ferias puedes obtener ganancias de varias formas, entre las que se incluyen:
- Ganancias por participación: puedes cobrar tarifas a los expositores y patrocinadores que deseen participar en tu evento. Estas tarifas pueden variar según el tamaño del espacio de exposición y la ubicación dentro de la feria.
- Ventas de entradas: tal vez, sea la más obvia, pero es importante considerar que puedes obtener ganancias por la venta de las entradas a la feria. Recuerda elegir un sistema de venta de boletos en línea que sea transparente con los cargos por servicio y que no tenga otros cargos ocultos que encarezcan el costo para los asistentes.
- Publicidad y patrocinio: puedes obtener ganancias al vender espacios publicitarios y patrocinios a empresas interesadas en promocionar sus productos o servicios en el evento. Estos espacios publicitarios pueden incluir anuncios en carteles, pantallas digitales, folletos y otros materiales de marketing.
- Alquiler de espacio: puedes obtener ganancias al alquilar espacios para exhibiciones o stands a empresas que deseen participar en la feria.
- Comisiones sobre ventas: En algunos casos, puedes recibir una comisión sobre las ventas que se realizan durante el evento. Por ejemplo, si un expositor vende un producto durante la feria, como organizador de la feria puedes recibir un porcentaje de esa venta.
¿Cómo organizar una feria?
1. Planeación
En esta fase, se definen los objetivos y el alcance del evento, se establece el presupuesto, se determinan las fechas y el lugar de la feria, se selecciona un equipo de organización y se desarrolla un plan detallado.
- Define el objetivo de la feria
Antes de comenzar a planificar la feria, es esencial tener una idea clara de su objetivo. Además de generar ingresos por la organización de ferias, ¿estás buscando atraer a nuevos clientes o aumentar la visibilidad de una marca?, ¿quieres establecer contactos con otros negocios o presentar nuevos productos o servicios?
Definir el objetivo de la feria ayudará a guiar las decisiones en torno a la elección del lugar, la promoción del evento y la planificación del espacio de exhibición.
- Elige el lugar y la fecha de la feria
El lugar y la fecha de la feria son factores críticos en la organización de ferias. El lugar debe ser fácilmente accesible para los visitantes y expositores, y el tamaño y la capacidad del espacio deben ser suficientes para acomodar a todos.
La fecha también es importante. Debes asegurarte de que no haya otros eventos importantes que compitan con la feria y considerar la época del año, ya que esto puede afectar la disponibilidad de los expositores y la asistencia de los visitantes.
- Planifica el espacio de exhibición
Una vez que se haya elegido el lugar de la feria, es importante planificar el espacio de exhibición. Debes considerar el tamaño y la distribución de los stands, la iluminación, la decoración y cualquier mobiliario adicional que pueda ser necesario.
También debes asegurarte de que haya suficiente espacio para que los visitantes circulen entre los stands y de que el espacio sea cómodo y atractivo.
- Elige un sistema de venta para vender tus boletos
Un sistema de venta de boletos para eventos es una plataforma en línea que te permite vender boletos digitales para tus eventos. La plataforma te permite crear en minutos una página web para promocionar tu evento.
El sistema gestiona todo el proceso de venta de boletos, desde la creación de los diferentes tipos de boletos, pasando por los métodos de pago que se adapten a los gustos de tus asistentes, hasta el procesamiento y la dispersión de tus ingresos.
2. Coordinación
La coordinación es la fase en la que se planifican y ejecutan las actividades necesarias para la realización de la feria. En esta fase, se contrata a los proveedores, se establecen las políticas y procedimientos, se promociona la feria y se coordina la participación de los expositores y visitantes.
La coordinación requiere una planificación detallada y una comunicación efectiva con los proveedores, los expositores y los visitantes.
- Registra a los expositores y visitantes
La organización de ferias también implica registrar a los expositores y visitantes. Puedes hacer esto en línea o en persona, dependiendo de tus preferencias y de las necesidades de los participantes.
Es importante establecer políticas claras y procedimientos para la participación en la feria, como el costo de los espacios de exposición, las fechas límite para la inscripción y la asignación de los espacios de exhibición.
Tu boletera puede ayudarte al registro de los asistentes por medio de su sistema de venta de boletos e incluso puedes utilizar esa base de datos para promocionar tus siguientes eventos.
- Promociona la feria
La promoción efectiva de la feria es esencial para atraer a los visitantes y hacer que el evento sea un éxito. Promociona tu evento a través de email marketing, influencers, redes sociales orgánicas y pagadas, correo electrónico y en medios tradicionales.
También puedes considerar la distribución de folletos y carteles y trabajar con los expositores para que ellos también promuevan el evento.
3. Gestión de la feria
Durante la feria, la coordinación se centra en la gestión del evento. Esto puede incluir la instalación de los espacios de exhibición, la coordinación de la logística, la monitorización del progreso de la feria, la solución de problemas y la atención a los asistentes.
- Controla los accesos con código QR
Un código QR es un tipo de código de barras bidimensional (2D) que se utiliza para brindar fácil acceso a información en línea, en este caso será el nombre del asistente, para cuántos días adquirió el boleto y el tipo de boleto que compró. Para controlar el acceso a un evento con código QR puedes apoyarte de un sistema de venta de boletos que creará automáticamente los códigos QR y se los enviará a tus asistentes.
Conoce Boletia
Boletia es una plataforma de venta de boletos completa y fácil de usar que permite a los organizadores de eventos tener un mayor control sobre su evento y a los asistentes una forma conveniente de comprar y acceder a los boletos.
Con la capacidad de crear registros de asistentes y compartir bases de datos con los organizadores, expedir boletos digitales con códigos QR y una plataforma intuitiva y fácil de usar, Boletia se destaca como una solución integral para la venta de boletos para cualquier tipo de evento.
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