5 herramientas que simplifican la organización de festivales

¿Quieres simplificar la planificación y la organización de festivales? ¡No busques más! Tenemos la lista de herramientas que simplificarán tu trabajo.

Por suerte, en la era digital, hay un montón de herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para hacer más sencilla este proceso sin importar el tamaño de tu evento. 

Estas pueden ser algunas herramientas que te pueden facilitar la organización de tu festival. 

1. Creación del concepto del festival

Definir tus metas y objetivos es el primer paso en la organización de festivales. Muchos organizadores se lanzan directamente a la planificación sin considerar este importante paso. Cuando estableces metas y objetivos para un evento, planificarlo y gestionarlo se vuelve fácil. 

• Miro: Miro es crucial para formar conceptos/ideas de eventos y establecer objetivos, ya que permite sesiones creativas como investigación, creación de prototipos, lluvia de ideas, bocetos y más. 

2. Organización del evento

Las herramientas de organización de proyectos tienen una variedad de funcionalidades diseñadas para simplificar la planificación y la coordinación, como la creación de listas de tareas, la programación de reuniones y la gestión de presupuestos. 

Al permitir a los organizadores mantenerse organizados y en sincronía, estas aplicaciones pueden ayudar a garantizar que todos los aspectos del festival se ejecuten sin problemas.

• Trello: Esta aplicación de gestión de proyectos es ampliamente utilizada para la planificación y coordinación de eventos. Permite crear tableros personalizados donde se pueden organizar tareas, asignar responsabilidades y seguir el progreso del proyecto.
• Asana: Otra herramienta popular para la gestión de proyectos que puede ser útil para la planificación de festivales. Permite crear proyectos, asignar tareas, establecer fechas límite y colaborar con equipos en tiempo real.

3. Venta del festival 

Los sistemas de venta de boletos son una herramienta de oro para simplificar la organización de festivales. Estas plataformas permiten a los organizadores darle vida a tus festivales de principio a fin, incluyendo la creación de la página de tu evento, pasando por la venta de boletos y el procesamiento de los pagos hasta que el dinero llega a tu cuenta. 

Leer: <<¿Cómo funciona un sistema de venta de boletos?>>

• Boletia: Esta plataforma cuenta con un solo cargo por servicio y sin cargos ocultos, permite a los organizadores crear eventos, vender boletos en línea, gestionar listas de invitados. También ofrece la opción de personalizar la página de venta de boletos para adaptarla al diseño del festival y comenzar a vender en menos de 10 minutos.

Es la plataforma más intuitiva del mercado y ofrece una serie de información sobre los asistentes y su patrón de compra que puedes utilizar para mejorar tus campañas pagadas en redes sociales. Puedes descargar la base de datos también y aprovecharla para promocionar futuros eventos y enviar actualizaciones, recordatorios y confirmaciones. 

Proporciona información sobre la venta como cuántos boletos has vendido, de qué zonas y el desglose de cargos por servicio y comisiones para que conozcas el balance real minuto a minuto. 

Tiene diferentes métodos de pago en diferentes monedas para que nadie se quede sin un boleto de tu evento y los boletos son digitales. La app de check in te permitirá leer los códigos QR en 3 segundos y así, dar entrada a 1,200 personas por hora a tu recinto. 

4. Contratación de los artistas 

La gestión de artistas es una pata esencial en la organización de festivales, y contar con un software de gestión de artistas puede hacer que todo este proceso sea pan comido.

Este tipo de software permite a los organizadores buscar, contratar y gestionar artistas de manera eficiente, lo que facilita la creación de una alineación diversa y atractiva para el festival. 

• Book Agency MX: https://www.bookagency.mx/contacto/ 
• Event Planner: https://www.eventplannermexico.mx/ 
• Mano booking: https://www.mano.la/ 
• Kaiman: https://www.instagram.com/kaimanent/?hl=en 
• Apodaca: https://www.apodaca.com.mx/ 

5. Promoción y difusión del festival 

La promoción y el marketing son elementos clave para el éxito de cualquier festival. Desde las redes sociales hasta el correo electrónico y la publicidad en línea, existen numerosas herramientas disponibles para ayudar a los organizadores a llegar a su público objetivo y generar interés en el festival. 

• Facebook Ads: Permite segmentar el público objetivo según intereses, ubicación geográfica y demografía, y alcanzar a una audiencia específica con anuncios personalizados.
• Mailchimp: Esta plataforma de marketing por correo electrónico es ampliamente utilizada para enviar newsletters y promociones a los suscriptores. Es útil para mantener a los asistentes informados sobre novedades del festival y enviar recordatorios sobre la compra de boletos.
• Hootsuite: Hootsuite es una herramienta de gestión de redes sociales que te permite administrar varias cuentas desde un solo lugar para postear orgánicamente en tus redes. Ideal para mantener una presencia activa en redes sociales de manera eficiente.

Estas herramientas pueden ser una bendición en la organización de festivales, simplificando una amplia gama de tareas y facilitando la coordinación y ejecución del evento. 

Al aprovechar estas herramientas de manera efectiva, puedes garantizar que tu festival sea un éxito tanto para los asistentes como para ti.