[Podcast] El secreto para organizar eventos exitosos

En este episodio Mariel Paredes, con más de 17 años de experiencia te cuenta cuál es el secreto infalible para la organización de conciertos o cualquier evento de entretenimiento y que casi nadie hace. 

Conoce a Mariel Paredes

Mariel inició su carrera en la producción de eventos de manera inesperada, impulsada por su participación en experiencias sociales como fiestas y raves. Su primer acercamiento al mundo de la producción fue como voluntaria en festivales, donde tuvo la oportunidad de aprender sobre el terreno. 

Empezó desempeñando tareas menores como runner, coordinada por una agencia en la que trabajaba su prima. A medida que adquirió más experiencia, comenzó a tomar responsabilidades mayores, como la gestión de artistas. 

Ahora con 17 años en la industria, ha colaborado con una amplia variedad de marcas y ha trabajado en festivales, conciertos, bodas y eventos privados, construyendo su trayectoria a partir de la práctica pura y dura. 

¿Cuál es el secreto para organizar eventos exitosos?

Para Mariel el éxito está casi asegurado para un evento cuando cumple con esta tarea. Pero, lamentablemente son pocos los organizadores de eventos que cumplen con ella a pesar de ser tan crucial para lograr resolver con mayor facilidad los posibles contratiempos de un evento en vivo: 

• La preproducción, ya que permite tener un esquema claro y cumplir con los tiempos establecidos.

Una buena planeación ayuda a resolver eventualidades durante el evento, permitiendo al organizador disfrutar del mismo mientras se ocupa de detalles menores.

Mariel nos platicó a detalle en el podcast cada aspecto de la preproducción para lograr planear cuidadosamente todo lo relacionado con el evento y aquí te dejamos un resumen de sus ideas más importantes que te ayudarán a ser un organizador más preparado. 

Estructura para eventos exitosos

Para organizar un evento exitoso es crucial contar con un equipo profesional especializado; cada miembro debe ser competente en su área específica.

¿Qué hace que un evento sea exitoso?

Importancia del equipo y presupuesto

• La clave para un evento exitoso es contar con un buen equipo, lo cual es fundamental para el desarrollo del evento.
• Es crucial asignar un presupuesto adecuado que permita dar visibilidad al creativo, evitando propuestas inviables que no se pueden realizar por restricciones externas.
• Un productor debe guiar al creativo en la elaboración de una propuesta realista, considerando todos los costos ocultos como sonido e iluminación.

Preproducción y delegación

• Saber delegar tareas es esencial; no se puede hacer todo uno mismo. Una buena preproducción implica planificación meticulosa y cumplimiento de tiempos establecidos.
• La preproducción adecuada permite disfrutar del evento mientras se resuelven problemas menores en lugar de estar apagando fuegos constantemente.

Viabilidad de proyectos

• La experiencia juega un papel importante en determinar la viabilidad de los proyectos; esto se adquiere con el tiempo y la práctica en eventos.
• Para quienes están comenzando, es recomendable pedir cotizaciones para evaluar si el presupuesto es realista antes de avanzar.

Relación con proveedores

• Mantener contacto constante con proveedores es vital; ellos son fuentes valiosas de información y deben ser consultados frecuentemente sobre las posibilidades dentro del proyecto.
• No hay preguntas tontas; siempre hay que preguntar para evitar malentendidos sobre lo que se puede o no hacer durante el evento.

Manejo de excedentes presupuestarios

• Se sugiere mantener un margen extra en el presupuesto inicial, idealmente no más del 10%, para cubrir imprevistos sin descapitalizarse.
• Un buen manejo del proyecto desde la cotización hasta la ejecución ayuda a minimizar sorpresas financieras durante el desarrollo del evento.

Selección de proveedores adecuados

• Las redes sociales son herramientas útiles para investigar proveedores y ver ejemplos reales de su trabajo previo antes de contratarlos.

Gestión de proveedores y personal en eventos

Importancia de la relación con proveedores

• Se sugiere realizar entrevistas con proveedores y asistir a sus eventos para entender mejor su forma de trabajo.
• La involucración activa en los procesos permite aprender más, evitando suposiciones que pueden llevar a errores en la organización de conciertos.
• Presentaciones formales del proyecto ayudan a desglosar detalles y recibir recomendaciones útiles de los proveedores.
• Mantener comunicación constante entre proveedores es crucial para evitar sorpresas durante el desarrollo del proyecto.
• Es fundamental dar seguimiento a los proveedores, no solo confiar en que harán bien su trabajo.

Estrategia de selección de proveedores

• Se recomienda tener múltiples proveedores para asegurar alternativas en caso de fallos o compromisos previos.
• Las relaciones con los proveedores deben construirse gradualmente; esto genera confianza y compromiso mutuo.
• La diversidad en la selección de proveedores puede traer nuevas ideas y propuestas al evento.

Contratación y gestión del personal

• La contratación debe basarse en la observación del desempeño real del personal durante las actividades previas al evento.
• La proactividad es clave; se valora más a quienes anticipan necesidades que a quienes solo siguen órdenes.
• Se enfatiza la importancia del trabajo en equipo, donde todos deben estar dispuestos a colaborar sin jerarquías estrictas.

Organización del equipo para eventos

• La división del trabajo depende del tipo de evento; cada área debe tener roles claros (tecnología, logística, etc.).
• Es esencial delegar tareas adecuadamente para evitar el agotamiento y mantener un control efectivo sobre el proceso.

El papel de la tecnología en la producción de eventos

Sostenibilidad y reducción de impresiones

• La tecnología permite reducir el uso de papel, lo cual es fundamental para la sostenibilidad en eventos. Esto incluye el uso digital para boletaje y accesos.

Interacción en tiempo real

• Las aplicaciones permiten compartir información relevante durante el evento, como agendas y lineups, mejorando la interacción con los asistentes.

Recolección de datos post-evento

• La tecnología facilita la recolección de datos sobre áreas más visitadas e interacciones, lo que ayuda a mejorar futuros eventos basándose en estadísticas reales.

Desafíos comunes en la organización de eventos

Desafíos relacionados con factores externos

• Los desafíos más grandes suelen estar relacionados con factores fuera del control del organizador, como condiciones climáticas o permisos necesarios para la organización de conciertos.

Creatividad y proactividad ante problemas

• La capacidad para solucionar problemas instantáneamente es clave; esto incluye ser creativo y proactivo ante situaciones imprevistas durante el evento.

En conclusión:

• La experiencia del equipo interno y proveedores, así como la fluidez en la preproducción, son cruciales para determinar si un evento fue exitoso. Un evento puede parecer bien recibido por el público, pero detrás pueden haber problemas significativos.
• Un evento exitoso no solo se mide por la percepción externa; también implica aprender de los tropiezos con proveedores y mejorar la comunicación para evitar malentendidos.
• Se considera exitoso cuando las ideas iniciales se ven mejor en vivo que en las presentaciones previas. Además, es importante que el equipo tenga tiempo suficiente para descansar durante la preproducción.
• La capacidad del equipo para disfrutar del evento sin estar abrumado por problemas operativos es fundamental. Esto incluye tener tiempos adecuados para comer y descansar.
• La adaptabilidad a las tendencias actuales en la organización de conciertos o cualquier tipo de evento es esencial; los organizadores deben considerar las preferencias cambiantes del público respecto a alimentos y experiencias generales durante los eventos.
• Las expectativas incluyen opciones alimenticias diversas y minimizar tiempos de espera, lo cual mejora significativamente la experiencia general del asistente.

Estos son algunos puntos importantes que Mariel nos compartió, pero sin duda, hay mucha más información de valor que puedes encontrar en nuestro podcast. Encuéntralo en Spotify y YouTube como “Backstage Boletia” y revisa otros episodios también.