[Podcast] Cómo elegir el venue ideal para tu evento

La organización de conciertos es un proceso complejo que requiere prestar atención a la elección del venue. En nuestro podcast, Zamira Ramirez, nos cuenta los puntos clave a considerar para elegir un venue ideal.

El éxito de un evento no solo depende del artista o del contenido que ofrezca, sino también del lugar donde se lleve a cabo. Escoger el mejor recinto para la organización de conciertos, festivales, ferias o cualquier evento puede hacer la diferencia entre un concierto inolvidable y uno problemático. 

Conoce a Zamira Muñoz, la experta del podcast

Zamira, es una destacada profesional en la industria del entretenimiento que desde joven mostró un fuerte interés por el espectáculo y la organización de eventos. 

Estudió una licenciatura en administración de negocios con especialización en comunicación y entretenimiento, lo que le brindó las herramientas necesarias para desarrollarse en este campo. Zamira colaboró en Foro Paruno, uno de los venues más importantes del país. 

Además, ha fundado su propio emprendimiento, que se dedica a ofrecer soluciones logísticas y asesoría para la organización de eventos. Su pasión por crear experiencias únicas y su capacidad para coordinar con éxito todos los aspectos de un evento la han convertido en una figura clave en la industria del entretenimiento.

Con toda la experiencia con la que cuenta, nos compartió tips super valiosos en el podcast Backstage Boletia, mismos que te desglosamos a continuación. Pero no olvides escuchar el episodio para conocerlos a profundidad. 

1. Importancia del venue en la organización de conciertos

La selección del venue es uno de los primeros y más importantes pasos en la organización de conciertos. 

No solo coloca el escenario físico, sino que también tiene habilidad de impactar la experiencia de los asistentes, la logística del evento y, de paso, las finanzas.

Elegir un venue a ciegas puede ser problemático pero si consideras eliges el adecuado en términos de aforo, accesibilidad, amenidades esto ayudará a que tus asistentes regresen a sus casas sintiendo que han vivido el mejor momento de sus vidas. 

Si quieres dejar la mejor impresión con tus asistentes esto es lo que deberías tener en cuenta sobre el venue: 

• Ubicación: Asegúrate de que el venue esté en una zona céntrica o de fácil acceso para los asistentes. Considera si está cerca del transporte público, principales vías de acceso y la oferta de servicios alrededor como restaurantes, hoteles y tiendas.
• Amenidades: Verifica si el venue ofrece servicios adicionales como conexión Wi-Fi, áreas de descanso, estaciones de carga para dispositivos móviles, y climatización adecuada. Estas amenidades pueden mejorar la experiencia de los asistentes y agregar valor al evento.

• Capacidad: Asegúrate de que el lugar tenga el espacio adecuado para el número de asistentes que esperas. Esto incluye áreas de entrada y salida, así como salidas de emergencia.
• Historia del venue: Evalúa eventos anteriores realizados en ese lugar. ¿Ha tenido buenos resultados en términos de logística, acústica y satisfacción del público? Elegir un venue con una buena reputación es esencial.
• Accesibilidad: Considera la ubicación del venue y si es de fácil acceso para el público, incluyendo transporte público, estacionamiento y hospedaje cercano.

2. Permisos y trámites en la organización de conciertos

Conseguir los permisos para la organización de conciertos o cualquier otro evento de entretenimiento es super importante. Debes de saber que si no los tienes, los fans se quedarán con las ganas de ver tu evento. 

Así que estos son algunas cosas que Zamira te aconseja tener en la mira, sin tenerlos listos no deberías avanzar en la planeación de tu evento: 

Elementos a considerar sobre permisos:

• Salidas de emergencia: Si el venue no tiene las salidas de emergencia adecuadas, no obtendrá los permisos necesarios. Esto es algo que debes verificar desde el principio.
• Horarios permitidos: Diferentes tipos de venues tienen restricciones de horario, especialmente aquellos ubicados en áreas residenciales. Bares y teatros pueden tener más flexibilidad, pero también tienen limitaciones.
• Permisos adicionales: Si planeas extender el evento o incluir ventas de alcohol y alimentos, necesitarás tramitar permisos adicionales. Estos trámites pueden incrementar los costos.

3. Ubicación estratégica del venue

La ubicación es crucial en la organización de conciertos. Un estudio de mercado te ayudará a determinar qué áreas son más adecuadas para tu público objetivo. Es importante que el venue se encuentre en una zona de fácil acceso y que tenga una infraestructura adecuada para el evento, como transporte público cercano y opciones de estacionamiento.

Un cambio de ubicación en última instancia puede generar desconfianza en el público, lo que afecta negativamente las ventas de boletos. Además, también pueden surgir problemas como cancelaciones y reembolsos, lo que representa una carga extra tanto para los organizadores como para los asistentes.

4. Seguridad y aforo

La seguridad es un elemento esencial en cualquier evento. En la organización de conciertos, no solo debes garantizar la seguridad física de los asistentes, sino también prever posibles emergencias. 

La capacidad del venue debe ser la adecuada desde el principio, no elegir un venue super grande por el puro feeling de que se va a vender bien el evento y tampoco ser pesimista pensando que llegará menos gente. 

Si esto sucede puedes dar la impresión de que el evento no se llenó como debería o que estuvo mal planeado y la experiencia será mala. 

Otras cosas que también deberías tener en cuenta son:

• Aforo: Es importante respetar la capacidad máxima del lugar para evitar sanciones y problemas con las autoridades.
• Personal de seguridad: Asegúrate de que el venue cuente con suficiente personal de seguridad, sobre todo en entradas, salidas y áreas de mayor concentración de público.

5. Contratación de artistas y presupuesto

Un factor esencial en la organización de conciertos o festivales es la contratación de artistas adecuados. 

Antes de dar el primer acorde, hay que ponerse los lentes de detective para investigar la gira actual del artista, su disponibilidad y esos costos que vienen incluidos en el paquete, como vuelos, hospedaje, catering y, por supuesto, la promoción. 

Consejos de Zamira para la contratación de artistas:

• Booking directo: Contactar al manager o booker del artista de manera directa es crucial para agilizar las negociaciones. A veces, los tiempos son ajustados y la rapidez en cerrar un contrato puede ser decisiva.
• Rider técnico: Al negociar con un artista, es importante recibir su Rider técnico lo antes posible. Este documento especifica los requerimientos del artista en términos de producción, escenario, audio y hospitalidad. Conocer estos detalles desde el inicio ayuda a prever costos adicionales y evita sorpresas de último momento.

6. Estrategia financiera en la organización de conciertos

Una buena organización de conciertos o eventos de entretenimiento implica planificar meticulosamente el presupuesto y prever todos los costos asociados. 

Además del alquiler del venue y la contratación de artistas, es importante considerar gastos adicionales como la producción, la seguridad, el staff y los trámites administrativos.

Proyección de ingresos y gastos:

• Precios de boletos: Debes hacer una proyección financiera para establecer precios de boletos que cubran los costos del evento y generen ganancias. Esto incluye conocer el precio promedio de boletos en eventos similares y ajustarlo según la ciudad y la demanda.
• Fuentes adicionales de ingresos: Patrocinios, ventas en barras o stands y acuerdos comerciales son opciones que pueden aumentar la rentabilidad del evento.

7. Flexibilidad en los venues

Algunos venues ofrecen mayor flexibilidad que otros en términos de estructura y servicios. Mientras que ciertos espacios tienen limitaciones técnicas o de horarios, otros permiten la adaptación del lugar a las necesidades específicas del evento. 

Es fundamental conocer las políticas internas del venue, como las restricciones en el uso de cristalería, los límites de ruido y las condiciones sobre alimentos y bebidas.

La organización de conciertos es como armar un rompecabezas de mil piezas en la oscuridad. Elegir el lugar perfecto es como encontrar la pieza que hace que todo encaje: garantiza que los asistentes se diviertan al máximo y además hace que la logística sea fácil. 

Si estás organizando primer evento y necesitas un aliado que te acompañe en la venta de boletos, no dudes en contactarnos en Boletia porque podemos recomendarte los mejores venues para llevarlo a cabo, además de ser tu plataforma de venta de boletos.